A3-verktøyet – en Paracet for bedrifter!
Forstå hvordan A3 verktøyet kan hjelpe bedriften til å synliggjøre både problemer og løsninger gjennom seks enkle steg.
May Britt Fløttum
Eier og Forbedringsagent
Deling
A3 er en velprøvd metode som kan utføres på papir eller digitalt. Hensikten er å synliggjøre problemer og årsaker og sammen tenke høyt slik at alle vet hvordan løsningene blir til.
Når A3-en fylles ut på en involverende og grundig måte, får kolleger fra ulike enheter en felles oversikt over både problemene og målsetningene. «Paraceten» demper den verste hodepinen og gjør det lettere å få gjort de strukturerte tiltakene som faktisk tar dere til ønsket situasjon.
Når det floker seg på jobb, kolleger skylder på vidt forskjellige årsaker, og det er uklart hva som må gjøres, da er det lurt å samles rundt et enkelt problemløsningsverktøy.
Her er oppskriften jeg pleier å bruke for å støtte ledere med A3 problemløsing:
Identifiser A3-eieren
Hvem har mest interesse av at problemet blir løst, eller får størst gevinst av å lykkes?
Avgrens problemet
A3-eieren kan gjøre det ved å sette en kort arbeidstittel på A3-en. Noter kjente fakta i feltet «Nåsituasjonen», for eksempel hva problemet har kostet hittil i år, hvor mange kunder som har klaget, bilder av problemet, eller annet som er nyttig til et oppstartsmøte.
Finn kolleger som har informasjon
Tenk verdikjede og tverrfunksjonelt. Problemer oppstår gjerne tidligere i prosessene og flere steder enn du tror. Ved å inkludere flere, oppnår dere også mer eierskap til de løsningene som blir valgt.
Analyser sammen
Kall inn til oppstartsmøte og vær tydelig på at det handler om åpen utforsking av perspektiver og årsaker – ikke skyldfordeling. Bruk A3-en som støtte i hele møtet og fyll på kulepunkter i feltene «Nåsituasjonen» og «Ønsket situasjon». Det aller viktigste er å bruke nok tid på å finne rotårsaker til feltet Nåsituasjonen. (Mer om teknikker for rotårsaksanalyse i et annet innlegg.) Et stykke ut i oppstartsmøtet finner gruppa ut at det trengs mer informasjon. Sett opp tiltak - hvem skal undersøke hva? Avtal et nytt møte og juster på deltakerlista hvis man ikke traff helt i oppstartsmøtet.
Et tips når det gjelder tiltaksplanen; legg den der dere pleier å ha andre handlingsplaner, for eksempel i Planner.Ha utholdenhet
Gjennomfør flere A3-møter etter behov. Bruk nok tid på venstresida av arket. For at problemet skal få en varig løsning må tiltakene fjerne de egentlige årsakene, ikke bare symptomene. Følg opp en enklest mulig måling som gir gruppa udiskutable bevis på om tiltakene tar dere til ønsket situasjon eller ikke. For eksempel, hvis A3-en handler om kvalitetsutfordringer i produksjonen, vil det passe å måle på at kvalitetsavvikene reduseres.
Show’em the money
I feltet Business Case regner du om initiativet til bunnlinjeeffekter eller andre økonomiske størrelser. Det motiverer enda flere hvis gruppa kan bevise at forbedringsinitiativet faktisk lønner seg!
